Comment organiser la gestion administrative et comptable de son entreprise ?
Sommaire :
Introduction
Prendre de bonnes habitudes pour une meilleure gestion administrative et comptable
La planification de temps dédiés
L’aménagement de l’espace de travail physique et numérique
Gérer les documents de l’entreprise et leur archivage
Gestion papier ou numérique ?
Les outils de gestion
Transmettre les documents à l’expert-comptable
La régularité
La simplification
Introduction
La gestion administrative et comptable consiste à collecter, organiser, enregistrer et archiver régulièrement ses justificatifs comptables afin de répondre aux exigences fiscales et sociales de la vie de l’entreprise.
Cette gestion est cruciale car l’entreprise a besoin :
· d’avoir un suivi régulier de ses échanges avec les partenaires de l’entreprise,
· de respecter les échéances,
· de trouver rapidement et facilement un justificatif donné en cas de besoin,
· de savoir où elle en est à une date donnée et où elle va.
L’envie de travailler sur son cœur de métier, le manque de temps, la peur de la paperasse ou la fatigue sont autant de raisons qui entrainent la négligence de cet ensemble de tâches. Une gestion défaillante impacte directement l’entreprise vis-à-vis de ses partenaires :
· Paiement des factures fournisseurs en retard ;
· Manque de trésorerie car accumulation des impayés des clients ;
· Non déductibilité de la TVA en cas d’absence ou perte des justificatifs ;
· Absence ou retard de facturation ;
· Etc…
Découvrez dans cet article comment bien gérer les tâches administratives et comptables de votre entreprise.
Prendre de bonnes habitudes pour une meilleure gestion administrative et comptable
En fonction de la taille de l’entreprise, de l’activité voire des échéances fiscales et sociales, la gestion administrative et comptable nécessitera de quelques heures de travail par mois à plusieurs heures par semaine. La régularité étant le secret d’une bonne gestion administrative et comptable. Pour se faciliter la vie, il est nécessaire de mettre en place quelques habitudes. En effet, nous recevons aujourd’hui autant de documents par mails que de documents papiers.
La planification de temps dédiés
Le conseil serait de vous bloquer une session de travail régulière dédiée à la gestion de votre administratif dans votre agenda. En fonction de vos échéances et obligations, il vous appartient de choisir si ce rendez-vous sera mensuel ou hebdomadaire, en tenant compte du fait que le rendez-vous mensuel nécessitera plus de temps qu’un rendez-vous hebdomadaire, en d’autres termes, préférez-vous consacrer une heure chaque semaine à vos papiers ou 4 heures chaque mois ?
Ce temps dédié sera consacré à organiser et archiver vos documents comptables, à télécharger vos relevés bancaires et les factures fournisseurs en ligne, à faire le point sur les paiements à faire et les encaissements reçus. Il vous permettra, entre-autre, de relancer vos clients.
Vous pouvez-vous faciliter la tâche en organisant un minimum vos espaces de travail.
L’aménagement de l’espace de travail physique et numérique
Pourquoi vos espaces de travail ? A l’heure actuelle, une partie des documents sont reçus par mail ou à télécharger et l’autre partie est au format papier. Il faut choisir où et comment les organiser pour faciliter le travail pendant notre rendez-vous et où les archiver.
Pour les documents papiers, il est possible de mettre en place une bannette ou une pochette sur votre bureau pour les recevoir chaque jour ou semaine en fin de journée, voire de réserver un espace dédié dans votre portefeuille pour séparer les tickets et reçus professionnels des tickets personnels.
Pour les documents numériques, vous pouvez créer un dossier dans votre boite mail pour y classer tous les documents relatifs aux documents comptables de votre entreprise, voire de créer des sous-dossiers par type de documents. Lorsque vous aurez besoin de les traiter, ils seront, de ce fait, regrouper tous au même endroit.
Gérer les documents de l’entreprise et leur archivage
Une bonne gestion documentaire est la clé d’une comptabilité saine et d’un gain de temps considérable au quotidien.
Gestion papier ou numérique ?
Papier ou numérique, les documents comptables doivent être conservés au minimum pendant 10 ans plus l’année en cours. A l’ère du numérique, la question du stockage des documents se pose.
- La gestion documentaire papier nécessite le matériel suivant :
- Une imprimante
- Un ou plusieurs classeurs ;
- Une perforatrice ;
- Des pochettes plastiques ;
- Et des intercalaires.
Pour avoir une gestion documentaire papier complète, il conviendra d’imprimer tous les documents numériques reçus ou téléchargés afin de les archiver dans le classeur de l’année en cours. Il faudra stocker les classeurs dans un espace dédié en gardant sous la main les classeurs de l’année en cours et de l’année précédente. Les autres années pourront être stockées dans un endroit moins accessible. Si vous travaillez avec un expert-comptable, vous devrez lui transmettre vos classeurs régulièrement afin qu’il puisse les traiter et les intégrer à la comptabilité. Ce faisant, vous n’aurez plus accès à vos documents.
- La gestion documentaire numérique nécessite un scanner, un ordinateur ou un téléphone portable, un service cloud et/ou un disque dur et de quoi faire des sauvegardes régulièrement.
Dans ce cas, les documents papiers seront scannés pour être intégrer au classement numérique. Toutefois, ils devront tout de même être conservés quelques mois ou années. En effet, il arrive que les scans soient illisibles car l’encre est trop claire par exemple. Conserver le document papier, en cas de besoin, pour une relecture ultérieure est nécessaire. Pour les documents numériques, ils seront à télécharger et à déplacer dans le dossier d’archivage. Préférez le format d’archivage en PDF.
Le classement numérique présente quelques avantages :
- Il conserve une image du document original, par exemple les tickets de caisse qui s’efface avec le temps ;
- Ils peuvent être transmis rapidement et facilement par voie électronique facilitant ainsi les échanges et la collaboration avec ses partenaires.
- Il prend peu de place physique.
Papier ou numérique, quels sont les outils disponibles pour optimiser le stockage des documents ?
Les outils de gestion
Nous avons détaillé, dans la partie précédente, le matériel nécessaire à la gestion documentaire papier et effleuré le matériel pour la gestion numérique. Regardons plus en détail :
- Pour l’impression et la numérisation :
- Une imprimante multifonction incluant un scanner ;
- Un photocopieur multifonction pour les gros volumes ;
- Une application scanner sur le téléphone portable (ex. CLEARSCANNER).
- Pour l’archivage numérique :
- Les solutions cloud sécurisées (Google Drive, Dropbox, PCLOUD, KDRIVE, etc…) ;
- Un système de classement en dossiers par année puis par type de documents ;
- Les systèmes de sauvegarde automatique.
Un exemple de dossier numérique hiérarchisé pour un classement efficace
- Pour la facturation et la gestion pré-comptable :
- Solutions pour la facturation en ligne ou non, permettant d’émettre des devis et de suivre les encaissements, par exemple vosfactures.fr est gratuit jusqu’à 3 factures émises par mois.
- Des outils de gestion pré-comptable plus complet sont également disponibles, à l’instar d’EVOLIZ, qui vous permet de gérer devis et factures mais aussi de télécharger automatiquement vos écritures bancaires et d’y associer les justificatifs correspondants.
Transmettre les documents à l’expert-comptable
A moins d’avoir des connaissances minimales en comptabilité, vous travaillerez sans doute avec un expert-comptable (sauf les auto-entrepreneurs qui ont des obligations comptables allégées).
La régularité
Selon vos échéances fiscales, notamment pour la TVA, et afin que la déclaration soit établie au plus juste, il sera nécessaire de transmettre vos documents soit chaque mois, soit chaque trimestre. Il sera également possible de les transmettre qu’une fois par an, bien que je le déconseille. Pourquoi ? En transmettant régulièrement vos documents, votre gestionnaire de dossier pourra vous poser des questions en cours d’année surtout s’il lui manque des documents. Il est plus facile de se rappeler une dépense faite il y a un mois plutôt qu’une dépense faite il y a 6 mois ou 1 an.
La simplification
La transmission des documents au format papier revient à se séparer de ses documents, à ne plus y avoir accès le temps que le cabinet comptable les traite et vous les restitue. En revanche, une gestion documentaire numérique permet de transmettre au cabinet une copie de l’ensemble de votre archive.
Certains outils, cités plus haut, permettent de donner un accès à l’expert-comptable pour qu’il accède à vos documents sans vous déranger.
Conclusion
Une bonne gestion administrative et comptable consiste à régulièrement collecter, organiser et archiver ses documents comptables tel que les factures clients et fournisseurs, les relevés bancaires, les tickets et reçus de CB, les déclarations fiscales et sociales et à faire le point sur ses dépenses et encaissements.
Cette tâche chronophage nécessite un rendez-vous régulier avec soi-même pour l’exécuter et quelques habitudes pour se faciliter la vie au quotidien. On peut notamment regrouper les documents au même endroit à leur réception : bannette pour le papier et dossier dédié pour les mails contenant des pièces comptables comme les factures.
Il faut penser au but de cette démarche et faire les choix adaptés à sa personnalité et disponibilité mais aussi à son activité :
- Choix d’une gestion documentaire papier et/ou numérique ;
- Choix des outils nécessaires ;
- Stockage ;
- Transmission.
Pour conclure, les bénéfices d’une gestion administrative et comptable optimisée sont les suivants :
- Rapidité et facilité d’accès aux documents ;
- Transmission simplifiée et régulière ;
- Echanges réguliers et comptabilité saine ;
- Déclaration fiscale et sociale au plus juste.
Conseils pratiques :
- Se fixer un rendez-vous dans son agenda et le respecter ;
- Exécuter les tâches régulièrement ;
- Se faciliter la vie en regroupant les documents ensemble ;
- Prendre le temps d’organiser ses documents.
Vous avez besoin d’aide ou de conseils pour mettre en place votre gestion administrative et comptable. Parlons-en !
