Maîtriser la fonction TEXTE pour un formatage optimal

Excel est un outil essentiel pour manipuler des données et la fonction TEXTE est l’une des fonctionnalités les plus puissantes pour le formatage d’une valeur dans une chaîne de caractères. La fonction texte sert à convertir des valeurs numériques et des dates en texte. Sans cette fonction, il est difficile de maîtriser le formatage des valeurs dans un texte.

Dans cet article, nous allons explorer les différentes manières d’utiliser la fonction TEXTE, classées par niveau de difficulté. Les exemples vous permettront de comparer les résultats des formules avec et sans la fonction TEXTE, et vous y trouverez également des conseils pour chaque méthode, ainsi que leurs avantages et inconvénients. Pour répondre à ces défis, nous vous proposerons des méthodes concrètes d’utilisation de la fonction TEXTE.

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 Sommaire

Introduction à la fonction TEXTE d’Excel

Préoccupations courantes dans Excel
Type de valeurs numériques dans Excel
Menu Nombre et Formatage des cellules
La syntaxe de la fonction TEXTE

Méthodes pour utiliser la fonction TEXTE

Méthode 1 : Partie 1 – Formater un nombre (Débutant)
Méthode 1 : Partie 2 – Formater d’autres types de nombres :
Méthode 2 : Formater une date (Débutant)
Méthode 3 : Formater une valeur monétaire dans un texte (Débutant)
Méthode 4 : Formater un pourcentage (Débutant)

Cumuler les différents formats
Comparer les méthodes
Conclusion 
Récapitulatif des avantages de la fonction TEXTE 
Appel à l’action 
Quiz sur la Fonction TEXTE dans Excel

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Introduction à la fonction TEXTE

Préoccupations courantes dans Excel

La fonction TEXTE répond à plusieurs préoccupations courantes dans Excel :

• Comment utiliser un nombre dans du texte dans Excel ?
• Pourquoi la date se transforme-t-elle en nombre de mon texte ?
• Que faire lorsque j’écris une phrase dans Excel incluant un nombre ou une date et qu’il perd son format ?

 

Type de valeurs numériques dans Excel

Une valeur numérique dans Excel peut prendre plusieurs formes :

• un nombre : 1, 5, 37, 65, 995…
• un montant : 50 €, 157$ , £597…
• un pourcentage : 5.5%, 19.60%, 20%…
• une date : 01/01/2019, 25/06/18, lundi 17 février 2014…

 

Menu Nombre et Formatage des cellules

Excel propose plusieurs formats pour les valeurs numériques applicables à partir du menu Accueil > groupe Nombre et de son menu déroulant ou de la fenêtre Format de cellule accessible à partir de la petite flèche en bas à droite du Menu Accueil > Nombre ↘️u en cliquant sur Autres formats numériques… en bas du menu déroulant.

Menu Accueil – Nombre	Menu déroulant du sous-menu Nombre	Menu Format de cellule, onglet Nombre

Cependant, le format appliqué aux cellules contenant des valeurs numériques est perdu dès qu’elles sont incluses dans un texte. Pour utiliser une valeur numérique (nombre, montant, date, etc.) dans un texte (ou chaîne de caractères) dans Excel, vous devez utiliser la fonction TEXTE, qui permet de convertir cette valeur en texte tout en lui appliquant un formatage.

La syntaxe de la fonction TEXTE

La syntaxe de la fonction TEXTE s’utilise comme ceci :

=TEXTE(valeur;"format_texte")
valeur = Valeur ou cellule à mettre en forme
format_texte = "code du format à appliquer au texte"

 

Code format (exemple)	Description	Exemple	Résultat
« 00000 »	Formater un nombre en le précédant de zéros pour qu’il ait la même taille	Code Postal	87120
« JJ/MM/AA »	Formater une date au format JJ/MM/AA où “JJ” = jour, “MM” = mois et “AA” = année	Date	01/01/20
« JJJJ »	Formater une date avec le jour de la semaine écrit en toutes lettres avec “JJJJ”	Jour de la semaine	Dimanche
« HH:MM »	Formater une heure où HH correspond aux heures et MM aux minutes	Heure	11:25
« # ##0,00 € »	Formater une valeur monétaire avec un séparateur de milliers et 2 décimales	Montant	1 425,21 €
« 0,0 % »	Formater un pourcentage	Pourcentage	33,7 %

 

Mais comment cette fonction peut-elle vous être utile ? En ce qui me concerne, j’utilisais cette technique pour formater mes numéros de facture à l’aide de la fonction TEXTE, intégrer une date et un montant dans mes factures et mes relances. On peut également formater un pourcentage, et surtout, cumuler les différents formats.

Dans les exemples ci-après, vous trouverez le résultat des formules avec et sans la fonction TEXTE afin de pouvoir les comparer. En conséquence, cela vous permettra de comparer les résultats et de choisir la formule la plus adéquate à vos besoins.

A présent, passons aux méthodes d’utilisation de la fonction.

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Méthodes pour utiliser la fonction TEXTE

Méthode 1 : Partie 1 – Formater un nombre (Débutant)

Lorsque nous entrons un nombre dans Excel, par exemple 04580, systématiquement, les zéros avant le nombre seront supprimés et la cellule contiendra la valeur 4580. Nous pouvons utiliser les formats prédéfinis dans Excel pour formater la valeur de la cellule, mais en utilisant cette valeur dans une chaîne de caractère, le problème initial réapparaît. De ce cas, le recours à la fonction TEXTE est indispensable.

Description : Utiliser la fonction TEXTE pour appliquer un format à un chiffre.

Temps d’exécution : Environ 1 minute.

Étapes :

1. Cliquez dans la cellule où vous souhaitez afficher le nombre formaté. Dans notre exemple, la cellule B4.
2. Tapez la formule suivante :

   =TEXTE(B2,"000")
   

3. Appuyez sur entrée.

Résultats dans une chaîne de caractère :

Dans l’exemple suivant, nous avons formaté un numéro de facture.

	Sans la fonction TEXTE	Avec la fonction TEXTE
Valeur (A4)	1	1
Formule	=2018&”-”&A4	=2018&”-”&TEXTE(A4;”000”)
Résultat	2018-1	2018-001

Testez la formule avec les chiffres 35, 67, 109 et 980, par exemple !

Point clé

Importance de la numérotation des factures

Avec l’arrivée de la facturation électronique et l’interdiction de la facturation manuelle, il est devenu essentiel de respecter des règles strictes concernant la numérotation des factures. Les factures doivent être ordonnées chronologiquement, ce qui signifie qu’une facture n°10 du 18/02/2018 doit suivre la facture n°9 du 12/02/2018 et ne peut avoir une date antérieure à celle-ci.

En revanche, vous êtes libre de choisir votre système de numération. Voici quelques exemples de formats de numération de facture :

• FA2018-001, FA2018-002, FA2018-003
• 2018-0001, 2018-0002, 2018-0003
• 201809.01, 201809.02, 201809.03, 201811.01, 201811.02, 201811.03

Dans ce contexte, il est intéressant de noter que la numérotation des factures comporte souvent une partie fixe et une partie qui s’incrémente. Grâce à la fonction TEXTE, vous pouvez facilement formater et gérer cette numérotation tout en garantissant l’incrémentation chronologique.

Conclusion : À l’entrée en vigueur de la facturation électronique, toutes les entreprises devront se doter d’un outil de facturation. Cependant, pour anticiper leurs besoins futurs et éviter la multiplication des outils, il serait judicieux d’opter pour un outil de gestion pré-comptable. Cet outil devra intégrer l’édition de factures conforme aux règles de facturation, tout en permettant également la réception des factures fournisseurs. Cela garantira non seulement le respect des règles de numérotation, mais aussi une gestion efficace des factures et une meilleure traçabilité des transactions, conformément à la législation en vigueur.

 

Méthode 1 : Partie 2 – Formater d’autres types de nombres :

Dans notre exemple ci-dessus, nous avons formaté un numéro de facture, mais la fonction TEXTE peut être utilisée pour formater un code postal, un numéro de téléphone et de sécurité sociale. Le code format sera à adapter selon les besoins.

Code postal : =TEXTE(A2;"00000")
N° Téléphone : =TEXTE(A3;"00.00.00.00.00")
N° SS: =TEXTE(A4;"0.00.00.000.000.000.00)

Attention

Utilisation de caractères de séparation

Pour garantir le formatage souhaité, privilégiez les points ou tous autres caractères pour le regroupement. Si vous utilisez des espaces comme séparateurs, Excel les interprétera comme une demande de formatage numérique et regroupera automatiquement les chiffres par groupe de trois, ce qui n’est pas pertinent pour ces exemples précis.

Avantages : Permet de formater un nombre en l’incluant dans un texte

Inconvénients : Excel réinterprète le format, lorsque les 0 sont séparés uniquement par des espaces. Il est parfois utile de remplacer les espaces par des points ou des traits d’union pour imposer le format voulu.

Méthode 2 : Formater une date (Débutant)

Le problème principal avec une date, c’est que lorsqu’on l’intègre dans du texte, elle reprend son numéro de série. C’est pourquoi la fonction TEXTE est essentielle pour formater précisément la date.

Description : Utiliser la fonction TEXTE pour appliquer un format à une date.

Temps d’exécution : Environ 1 minute.

 Point à retenir

Excel convertit les dates à partir du 1er janvier 1900. Avant les dates resteront au format JJ/MM/AAAA.

Étapes :

1. Cliquez dans la cellule où vous souhaitez afficher le nombre formaté. Dans notre exemple, la cellule B4.
2. Tapez la formule suivante :

   =TEXTE(B2,"JJ/MM/AAAA")
   

   Par exemple pour la date du 1er octobre 2024 :

   • La lettre “j” renvoie le jour : “J” = “1”; “JJ” = “01” ; “JJJ” = “mar” ; “JJJJ” = “mardi”
   • La lettre “m” renvoie le mois : “M” = “10”; ”MM” = “10”; “MMM” = “oct”; “MMMM”=”octobre”; “MMMMM”=”o”
   • La lettre “a” renvoie à l’année : “a” ou “aa” = “24”; “aaa” ou “aaaa” = “2024”
3. Appuyez sur entrée.

Résultats dans une chaîne de caractère :

	|	Sans TEXTE	|	Avec TEXTE
Valeur (E3)	|	31/12/2018	|	01/10/2018
Formule	|	=”Facture du ”&E3	|	=”Facture du “ &TEXTE(E3; ”JJ/MM/AAAA”)
Résultat	|	Facture du 43374	|	Facture du 01/10/2018

 

Alternative du code format date :

Valeur	Formule	Résultat
01/10/2018	=”Facture du “ &TEXTE(E3; ”JJ/MM/AA”)	Facture du 01/10/18
01/10/2018	=”Facture du “ &TEXTE(E3; ”J MMMM AAAA”)	Facture du 1 octobre 2018
01/10/2018	=”Facture du “ &TEXTE(E3; ”JJJJ MMMM AAAA”)	Facture du lundi 1 octobre 2018

 

Changez la date pour tester la formule ! Testez plusieurs formats de date et amusez vous à voir comment cela modifie le résultat !

Méthode 3 : Formater une valeur monétaire dans un texte (Débutant)

Formater un montant dans Excel est simple. Cependant, le nombre perd son format lorsqu’on l’intègre dans un texte. C’est là qu’intervient la fonction TEXTE. Elle permet de formater un montant pour l’intégrer, par exemple, dans une lettre de relance ou une facture paramétrée dans Excel.

Description : Formater une valeur monétaire dans une chaîne de caractère.

Point à retenir

Les écritures de valeurs monétaires suivent des normes selon les pays.

En France, on écrit : 1 507,25 €. Les montants sont écrits avec un espace comme séparateur de milliers, avec 2 chiffres après la virgule, suivi du symbole monétaire de l’euro.

En Angleterre, on écrit : £ 1,507.25. Les montants sont écrits avec une virgule comme séparateur de milliers, avec 2 chiffres après le point, précédés du symbole monétaire de la livre sterling (£).

Temps d’exécution : environ 1 minute

Étapes :

1. Cliquez dans la cellule où vous souhaitez afficher le nombre formaté. Dans notre exemple la cellule B4.
2. Tapez la formule suivante :

   =TEXTE(B2,"# ##0,00 €")
   

3. Appuyez sur entrée.

Résultats dans une chaîne de caractère :

	Sans TEXTE	Avec TEXTE
Valeur initiale (A5)	963,50 €	963,50 €
Formule	=”d’un montant de “&A5&” €”	=”d’un montant de “&TEXTE(A5;”# ##0,00 €”)
Résultat	d’un montant de 963,5 €	d’un montant de 963,50 €

 

Reproduisez le tableau ci-dessus dans Excel, tapez la formule de la colonne résultat. Essayez de modifier les montants dans la colonne et le format pour voir comment cela change le résultat !

Méthode 4 : Formater un pourcentage (Débutant)

Voyons , à présent, comment formater un pourcentage dans un texte ?

Description : Formater un pourcentage dans un texte.

Temps d’exécution : environ 1 minute

Étapes :

1. Cliquez dans la cellule où vous souhaitez afficher le nombre formaté. Dans notre exemple, il s’agit de la cellule A6.
2. Tapez la formule suivante :

   =TEXTE(A6,"0,00%")
   

3. Appuyez sur entrée.

Résultats dans une chaîne de caractère :

	Sans TEXTE	Avec TEXTE
Valeur initiale (A6)	19,60 %	19.60 %
Formule	=”TVA “&A6&” %”)	=”TVA “&TEXTE(A6;”0,00%”)
Résultat	TVA 0.196 %	TVA 19,60 %

Point à retenir

Absence d’espace dans le code format d’un pourcentage.

Le code format utilisé pour les pourcentages ne doit pas comporter d’espace. Comme mentionné précédemment, Excel interprète un espace dans le code format comme un séparateur de milliers, ce qui peut entrainer une erreur sur le formatage du pourcentage. N’hésitez pas à testez par vous-même pour voir la différence !

Testez la formule avec les différents taux de TVA en France : 2,10 %, 5,5 %, 10 % et 20 % ou tout autre nombre !

 Pour aller plus loin

Champ d’application des taux de TVA en France

• 2,10 % : Taux particulier réservé à certains médicaments et à la presse.
• 5,5 % : Taux réduit applicable aux produits alimentaires, aux livres, aux billets de spectacles et aux travaux de rénovation énergétique.
• 10 % : Taux intermédiaire pour la restauration et certains travaux de rénovation.
• 20 % : Taux normal pour la plupart des biens et services.

source : www.economie.gouv.fr

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Cumuler les différents formats

Nous allons maintenant combiner les exemples précédents dans un seul texte.

Description : Utiliser l’esperluette (&) pour concaténer les différentes formules que nous avons travaillées.

Temps d’exécution : Environ 3 minutes

Étapes :

1. Préparer votre texte en intégrant les différentes formules travaillées précédemment travaillées, en les associant par l’esperluette (&). Voir ci-après la les valeurs, la forme et le résultat :
   

   Date (A1)	N° Facture (B1)	Montant (C1)	Formule	Résultat
   31/12/2018	105	965.80 €	=”Facture du “&TEXTE(A1;”JJ/MM/AA”) &” n°2018-”&TEXTE(B1;”000”) &” d’un montant de “&TEXTE(C1;”# ##0,00 €”)	Facture du 31/12/18 n°2018-105 d’un montant de 965.80 €

2. Testez avec vos propres données et voyez comment le formatage s’applique !

Point à retenir

Attention aux guillemets et aux espaces

Chaque section de la formule

Lorsque vous concaténez des chaînes de texte dans Excel, il est crucial de respecter certaines règles pour garantir que le résultat soit correct :

Utilisation des guillemets :

Tous les textes que vous souhaitez afficher doivent être encadrés de guillemets. Par exemple, dans la formule ="Facture du "&TEXTE(A1;"JJ/MM/AA"), le texte « Facture du  » doit être entre guillemets. Sans guillemets, Excel ne comprendra pas que c’est une chaîne de caractères.

Ajout d’espaces :

Pensez à inclure des espaces là où cela est nécessaire pour rendre votre texte lisible. Par exemple, si vous souhaitez ajouter un espace après « Facture du », votre formule devrait ressembler à ="Facture du "&TEXTE(A1;"JJ/MM/AA")&" ..." (notez l’espace après « du »).

Si vous oubliez un espace, cela peut entraîner des résultats difficiles à lire, comme « Facture du31/12/18 » au lieu de « Facture du 31/12/18 ».

Maintenant, c’est à vous de jouer !

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Comparer les méthodes

Méthode	Description	Exemple d’utilisation	Résultat attendu
Formater un nombre	Utiliser la fonction TEXTE pour formater un chiffre	=TEXTE(A4;"000") pour un code postal	001, 002, 003, etc.
Formater une date	Utiliser la fonction TEXTE pour formater une date	=TEXTE(E3;"JJ/MM/AAAA") pour une date	01/10/2024
Formater un montant	Utiliser la fonction TEXTE pour format un montant	=TEXTE(C1;"# ##0,00 €") pour un montant	1 500,00 €
Formater un pourcentage	Utiliser la fonction TEXTE pour formater un pourcentage	=TEXTE(A6;"0,00%") pour un taux de TVA	19,60 %
Cumuler les différents formats	Combiner les formats dans une seule chaîne	="Facture du "&TEXTE(A1;"JJ/MM/AA")&" n°"&TEXTE(B1;"000")&" d’un montant de "&TEXTE(C1;"# ##0,00 €")	« Facture du 31/12/18 n°2018-105 d’un montant de 965,80 € »

 

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Conclusion

Savoir utiliser la fonction TEXTE dans Excel est une compétence essentielle pour présenter vos données de manière efficace. Que vous formatiez des dates, des nombres ou que vous combiniez des fonctions pour créer des chaînes dynamiques, cette fonction vous aidera à améliorer la lisibilité et la pertinence de vos données.

Récapitulatif des avantages de la fonction TEXTE

La fonction TEXTE dans Excel présente de nombreux avantages qui en font un outil indispensable pour quiconque manipule des données :

• Formatage Personnalisé : Elle permet de convertir des valeurs numériques, des dates ou des montants en chaînes de texte tout en appliquant des formats personnalisés adaptés aux besoins spécifiques.
• Lisibilité Améliorée : En utilisant la fonction TEXTE, vous pouvez rendre vos rapports et documents plus lisibles et professionnels, notamment en formatant des numéros de facture, des dates et des montants de manière claire et uniforme.
• Flexibilité : La fonction prend en charge divers formats (nombre, date, pourcentage, etc.), ce qui permet de l’adapter à de multiples contextes d’utilisation, que ce soit pour des factures, des relances ou d’autres types de documents.
• Conservation des Formats : Elle évite la perte de format lors de l’intégration de valeurs numériques dans du texte, garantissant que les données conservent leur présentation souhaitée.
• Facilitation de l’Automatisation : En combinant plusieurs formats et valeurs dans une seule chaîne de texte, la fonction TEXTE simplifie l’automatisation de la création de documents, réduisant ainsi le temps passé à formater manuellement chaque élément.

N’hésitez pas à explorer ces différentes méthodes et à les intégrer dans votre utilisation quotidienne d’Excel. Pour approfondir vos compétences, consultez nos autres articles sur Excel.

 

Appel à l’action

Profitez pleinement du pouvoir de la fonction TEXTE dans Excel pour transformer vos données en informations percutantes. Appliquez ces conseils dès aujourd’hui pour améliorer la présentation de vos documents et gagner en efficacité. Explorez nos autres ressources et articles sur Excel pour approfondir vos connaissances et maîtriser cet outil incontournable. Commencez à optimiser vos données dès maintenant !

 

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Quiz sur la Fonction TEXTE dans Excel

1. Quel est l’objectif principal de la fonction TEXTE dans Excel ?
   • A) Calculer des valeurs
   • B) Convertir des valeurs numériques en texte tout en appliquant un format
   • C) Créer des graphiques
2. Quelle est la syntaxe correcte de la fonction TEXTE ?
   • A) =TEXTE(valeur, format)
   • B) =TEXTE(valeur; "format_texte")
   • C) =TEXT(valeur; format)
3. Quel code de format utiliseriez-vous pour afficher un montant monétaire avec deux décimales ?
   • A) "#.##0,00€"
   • B) "# ##0.00 €"
   • C) "# ##0,00 €"
4. Si vous souhaitez afficher une date au format JJ/MM/AAAA, quelle formule utiliseriez-vous ?
   • A) =TEXTE(A1; "JJ/MM/AAAA")
   • B) =TEXTE(A1; "AAAA/MM/JJ")
   • C) =TEXTE(A1; "JJ/MM/AA")
5. Vrai ou Faux : L’utilisation d’espaces dans un code de format pour un pourcentage entraînera une erreur.
   • A) Vrai
   • B) Faux

 

Réponses

1. B – 2. B – 3. C – 4. A – 5. A